Een optimale afstemming van zorgaanbod en zorgvraag met capaciteitsplanning

De toekomst van onze Nederlandse gezondheidszorg is momenteel een actueel thema. Er wordt veel over gesproken en geschreven. Door de vergrijzing zal zorgvraag toenemen en het zorgaanbod door krapte op de arbeidsmarkt onder druk komen te staan. Het wordt voor zorginstellingen steeds belangrijker om zorgaanbod en zorgvraag nauwkeurig op elkaar af te stemmen. Het inrichten van capaciteitsplanning kan uitkomst bieden, waarmee organisatie continuïteit biedt aan de kwaliteit van zorg, financieel gezond werkt en als goed werkgever zorgverleners bindt aan de organisatie.
Mede door de cliëntgerichte benadering ontbreekt het vaak aan een nauwkeurige afstemming van zorgvraag –en aanbod. Het zorgaanbod (personeel) wordt daarbij veelal statisch ingepland, met vaste bezettingseisen. Wanneer er flexibiliteit in zorgaanbod nodig is, komt dit hoofdzakelijk uit het extra werk dat de medewerkers leveren tijdens hun diensten. Hierbij wordt dan ook strategische personeelsplanning gemist.

Met de invoering van capaciteitsplanning zal een goede afstemming van zorgvraag op aanbod mogelijk worden. Eventuele afwijkingen in vraag of aanbod van zorg worden namelijk vroegtijdig inzichtelijk waardoor hierop geanticipeerd kan worden. Vooral door de centralere inrichting van het planningsproces en het decentraal uitvoeren van het roosterproces zal een capaciteitsplanning zijn meerwaarde aantonen. De formaties worden dan organisatiebreed beter beheerd en lokaal efficiënt ingezet. Een optimale inzet van de beschikbare capaciteit zal bijdragen aan een efficiëntere en meer doelmatige personeelsinzet.
Veelal wordt er aangegeven dat het complex is om de zorgvraag exact bepalen. Als voorbeeld wordt er immers over de ziekenhuiszorg gezegd dat die zich niet laat voorspellen en dat iedere patiënt uniek is. Intermenselijk en medisch gezien zal dit gelukkig zeker op gaan. Bedrijfsmatig ligt dit anders. Ongeacht de diagnose kan het goed zijn dat de verpleegkundige complexiteit en intensiviteit tussen behandelingen veel overeenkomsten vertonen. Dit betekent dat wanneer de zorgvraag in dit soort variabelen uitgedrukt wordt, deze goed te voorspellen is. Daarbij kan er naar kostprijs berekening gekeken worden van de afgelopen jaren, maar voldoet het in veel situaties om te werken met een globale voorspelling van de verwachte zorgvraag met een onderscheid tussen de plangroepen: poli’s, klinieken, (OK, SEH) en facilitair of de ZZP’s voor de care instellingen.

Een voorbeeld van de klantspecifieke adviezen die we met capaciteitsplanning inrichten is om dynamische personeelsplanning in te voeren. De essentie daarvan is dat er op iedere afdeling standaard een absoluut minimum aan bezetting wordt ingeroosterd, de kernschil van ervaren en/of gespecialiseerd personeel. Daarnaast wordt een afdelingsonafhankelijke flexschil ingeroosterd, die ingezet wordt op die afdeling waar dat op voor die bepaalde dienst het meeste nodig is. Hiermee wordt onzichtbare overcapaciteit tegengegaan. Een advies kan ook zijn om functie onderscheid te maken bij de inroostering van medewerkers om zo zorgvraag en zorgaanbod beter op elkaar af te kunnen stemmen. De werkzaamheden die door de flexschil medewerkers uitgevoerd gaan worden in kaart worden gebracht, beschreven en geüniformeerd worden.